Online-Hilfe: "EHUG"

  Creditreform informiert: Neuregelung der Jahresabschlusspublizität

Das ab 1. Januar 2007 geltende Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (kurz: EHUG) bringt für die Abschlusspublizität und die offenlegungspflichtigen Unternehmen eine Reihe von wichtigen Änderungen.

Die neue Rechtslage wird im Folgenden kurz erläutert:

     I. Wer ist betroffen? Wer ist offenlegungspflichtig?
     II. Art, Zeitpunkt und Weg der Offenlegung
     III. Überprüfung und Sanktionierung

  I. Wer ist betroffen? Wer ist offenlegungspflichtig?

Offenlegungspflichtig (d.h. den Jahresabschluss erstellen und der Öffentlichkeit zugänglich machen) sind insbesondere:

• alle Kapitalgesellschaften, also alle Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und vor allem auch alle GmbHs,

• eingetragene Genossenschaften

• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter
  (das sind vor allem GmbH & Co. KGs, aber auch OHGs mit einer Kapitalgesellschaft als persönlich haftendem Gesellschafter) sowie

• die nach Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichteten Unternehmen
  (z.B. Unternehmen – auch Einzelkaufleute –, die in 3 aufeinander folgenden Geschäftsjahren 2 der 3 nachfolgend genannten Merkmale erfüllen: Bilanzsumme über 65 Mio. EUR, Umsatzerlöse über 130 Mio. EUR, durchschnittlich über 5000 Mitarbeiter).

  II. Art, Zeitpunkt und Weg der Offenlegung

Die Unterlagen sind bei der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH mit Sitz in Köln einzureichen und von dem Unternehmen im Bundesanzeiger elektronisch bekannt zu machen.

Dies gilt für alle Abschlüsse, die das Geschäftsjahr 2006 oder ein späteres Geschäftsjahr betreffen. Abschlüsse für Geschäftsjahre vor dem 1. Januar 2006 sind demgegenüber nach bisherigem Recht zu behandeln. Kleine und mittelgroße Gesellschaften haben diese also grundsätzlich nach wie vor zunächst beim zuständigen Registergericht einzureichen und dann im Bundesanzeiger eine entsprechende elektronische Eintragungsbekanntmachung (Hinterlegungsbekanntmachung) zu veranlassen.

Am Umfang der offen zu legenden Dokumente ändert sich nichts.

Kleine Gesellschaften im Sinne des HGB (§ 267 HGB) können nach wie vor von der Erleichterung nach § 326 HGB Gebrauch machen, müssen also nur Bilanz und Anhang einreichen und bekannt machen.

Große und mittelgroße Gesellschaften haben demgegenüber sämtliche in § 325 HGB genannten Unterlagen (Jahresabschluss, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrats, Ergebnisverwendungsbeschluss usw.) offen zu legen.

Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers hat dann den Jahresabschluss (zusammen mit den weiteren in § 325 HGB genannten Unterlagen) an das Unter-nehmensregister zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln. Als offenlegungspflichtiges Unternehmen trifft das Unternehmen in Bezug auf das neu geschaffene Unternehmensregister also keine weitergehende Übermittlungs- oder Offenlegungspflicht.

Es hat lediglich die vorgesehene Jahresgebühr für die Führung des Unternehmensregisters in Höhe von 5 EUR (kleine Gesellschaften) bzw. 10 EUR (mittelgroße und große Gesellschaften) zu entrichten (für kapitalmarkt-orientierte Kapitalgesellschaften gelten insoweit Besonderheiten).

Was die Art der Einreichung betrifft, schreibt das EHUG eine elektronische Einreichung vor; für eine Übergangszeit von drei Jahren wird durch eine Rechtsverordnung des Bundesministeriums der Justiz jedoch noch eine Papier-Einreichung zugelassen.

Für die elektronische Einreichung bietet die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft einen leichten und komfortablen Übermittlungsweg über ein Upload-Verfahren via Internet an, wobei der Einzelne wählen kann zwischen den Datenformaten Word, RTF, Excel und einem XML-Format auf der Grundlage der deutschen XBRL-Taxonomie (German GAAP Version 2.0). Speziell für letzteres wird der Verlag noch ein Tool (Softwareprogramm) zur Erstellung des geforderten XML-Formats zur Verfügung stellen.

Da der Bearbeitungsaufwand beim Bundesanzeiger je nach gelieferten Datenformaten sehr unterschiedlich ist, hängt die Höhe des Veröffentlichungsentgeltes vom Anlieferungsformat ab. Papier-Anlieferung erfordert z.B. immer eine Neuerfassung mit sich anschließendem Auszeichnungs- und Korrekturaufwand.

(Die Einzelheiten der Preisgestaltung sind im Internet unter www.ebundesanzeiger.de dargestellt.)

Bezüglich des Zeitpunkts der Offenlegung bleibt es grundsätzlich bei der Maximalfrist von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für das Geschäftsjahr 2006 also spätestens bis zum Ende des Jahres 2007 einzureichen und bekannt zu machen.

Eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten gilt für die oben bereits angesprochenen kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften. Hierunter fallen nicht nur börsennotierte Unternehmen, sondern auch solche, die andere Wertpapiere (etwa Schuldverschreibungen) begeben haben, die an einem organisierten Markt gehandelt werden.

  III. Überprüfung und Sanktionierung

Wer gegen die Offenlegungspflicht verstößt, muss mit einem Ordnungsgeld zwischen 2.500 EUR und 25.000 EUR rechnen. Weiterhin ist das Verfahren von Amtswegen einzuleiten, ohne dass es noch eines Antrags bedarf.

Zudem kann das Ordnungsgeldverfahren künftig auch gegen die offenlegungspflichtige Gesellschaft selbst und nicht nur gegen ihre Organmitglieder, die die Offenlegungspflicht verletzt haben (z.B. Geschäftsführer einer GmbH) durchgeführt werden.

Zwar muss auch weiterhin dem Unternehmen bei einem Verstoß gegen die Offenlegungspflicht zunächst die Festsetzung eines Ordnungsgeldes angedroht werden, sodass immer noch die Möglichkeit besteht, die Offenlegung ohne Ordnungsgeldfestsetzung nachzuholen, allerdings hat dies bereits finanzielle Nachteile.

Der Verstoß wird zentral über das Bundesamt für Justiz in Bonn verfolgt. Außerdem werden den Beteiligten nach § 335 Abs. 3 HGB n.F. bereits mit der Androhung des Ordnungsgeldes die Verfahrenskosten aufgegeben. Diese können bei mehreren Beteiligten (Unternehmen und mehrere offenlegungspflichtige Organmitglieder) mehrfach anfallen.

Wird die Offenlegungspflicht nicht innerhalb von sechs Wochen nach Androhung des Ordnungsgeldes erfüllt oder die Unterlassung mittels eines Einspruchs gerechtfertigt, ist das Ordnungsgeld vom Bundesamt festzusetzen.

Neu und wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass dem Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers durch das EHUG (§ 329 HGB n.F.) die Pflicht auferlegt wird, die fristgerechte und vollständige Einreichung der Unterlagen zu prüfen und dem Bundesamt Verstöße zu melden. Für die Prüfung werden ihm von den Bundesländern bzw. Registergerichten die notwendigen Informationen über die in dem Register eingetragenen offenlegungspflichtigen Unternehmen zur Verfügung gestellt.