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Bürokratieabbau im Rechnungswesen

Die rückwirkende Streichung des Vorsteuerabzugs kommt vielen Unternehmen wegen hoher Nachzahlungszinsen teuer zu stehen. Zumindest beim elektronischen Rechnungsversand winken jetzt Erleichterungen.

Selbst kleinste Unternehmen nutzen heutzutage betriebliche Softwareprodukte, die einen automatisierten Rechnungsversand unterstützen. Dieser Entwicklung hat sich auch die deutsche Finanzverwaltung nicht verschlossen und akzeptiert bereits seit 2002 den Vorsteuerabzug aus elektronisch übermittelten Rechnungen. Unter Verweis auf drohende Umsatzsteuerausfälle allerdings nur, sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Inhalte gewährleistet ist. Zur Vermeidung von Betrügereien müssen elektronisch übersandte Abrechnungen deshalb derzeit grundsätzlich noch mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sein, die einen unveränderten Rechnungsinhalt sowie die Identität des Signaturausstellers zweifelsfrei bestätigt.

Alternativ wurde in der Vergangenheit darüber hinaus die Übermittlung von Rechnungen im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) umsatzsteuerlich anerkannt, wenn dem Leistungsempfänger periodisch zusätzlich eine zusammenfassende Sammelrechnung über die Summe aller Lieferungen oder Dienstleistungen wahlweise in Papierform oder in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zugeht.

Obwohl ein digitaler Rechnungsversand zweifelsohne zur Beschleunigung betrieblicher Geschäftsprozesse und Kostensenkung beitragen kann, stellt er im Vergleich zur konventionellen Rechnungserstellung in Papierform jedoch selbst im Jahr 2010 insbesondere im Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen immer noch die Ausnahme dar. Deren abwartende Haltung beruht vorwiegend auf den seit Einführung des Vorsteuerabzugs aus elektronischen Rechnungen als im europäischen Vergleich zu hoch kritisierten umsatzsteuerlichen Anforderungen.

Sammelabrechnung weggefallen

Nach einer langen Abwägungsphase haben die Finanzbehörden die Einwände der Wirtschaft teilweise umgesetzt. So verzichten sie seit 2009 unter Verweis auf ihre Bestrebungen zum Bürokratieabbau beim Rechnungsversand im EDI-Verfahren auf die schriftliche Sammelabrechnung, die vor allem bei einer Vielzahl kleinerer Umsätze im jeweiligen Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum erheblichen Aufwand verursacht hat. Dies aber nur unter der Voraussetzung, dass beim elektronischen Datenaustausch Verfahren zum Einsatz kommen, die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Bei der technischen Umsetzung wird den Unternehmen völlige Gestaltungsfreiheit eingeräumt, sofern die zwischen den Handelspartnern getroffene Vereinbarung über den elektronischen Rechnungsaustausch - wie seit jeher im Umsatzsteuergesetz gefordert – einer einschlägigen Empfehlung der europäischen Kommission entspricht.

Mit dem Wegfall der schriftlichen Sammelabrechnung ist freilich nur den Firmen gedient, deren Kunden die vertragliche Umsetzung einer EDI-Vereinbarung aufgrund fester Geschäftsbeziehungen mit hohen Rechnungsaufkommen unter Verweis auf den dazu notwendigen Beratungs- und Abstimmungsaufwand nicht rundweg ablehnen. Das Nachsehen haben bislang dagegen Unternehmen mit vielen und häufig wechselnden Geschäftspartnern, obwohl die Finanzbehörden bereits seit 2004 gewisse Erleichterungen wie etwa eine Rechnungssignatur im automatisierten Massenverfahren zulassen.

Innerbetriebliches Steuerungsverfahren

Aufgrund einer Neufassung der sogenannten „Mehrwertsteuersystem-Richtlinie“ (Artikel 233 MwStSystRL) vom 13. Juli 2010 winken jetzt Erleichterungen bei der elektronischen Rechnungsstellung. Nach der von allen EU-Mitgliedstaaten bis Ende 2012 in nationales Recht umzusetzenden Novellierung darf dann jedes Unternehmen selbst festlegen, in welcher Weise es die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Erreicht werden soll dies durch „innerbetriebliche Steuerungsverfahren“, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und der zugrunde liegenden Lieferung oder Dienstleistung schaffen sollen. Trotz der hehren Bemühungen um europaweiten Bürokratieabbau lässt die Richtlinie leider jeglichen Hinweis darauf vermissen, was unter einem solchen innerbetrieblichen Steuerungsverfahren konkret zu verstehen ist und welche Anforderungen im Einzelnen daran zu stellen wären. Damit bleiben die Ausführungsbestimmungen wie so oft weitest gehend den nationalen Finanzbehörden überlassen, die sich im Hinblick auf drohende Wettbewerbsverzerrungen vielleicht ebenso unsicher darüber sind, welche nachprüfbaren Vorgaben deutschen Unternehmen für ihr Recht auf Vorsteuerabzug künftig auferlegt werden können.

Aus Gründen der Rechts- und Investitionssicherheit dürften es zahlreiche Unternehmen ungeachtet ihrer bisherigen Kritik an den hohen deutschen Anforderungen begrüßen, dass die neue EU-Richtlinie sowohl die qualifizierte Signatur als auch eine der EU-Empfehlung entsprechende EDI-Vereinbarung ausdrücklich zu den sicheren Verfahren zählt, die den Vorsteuerabzug im Prüfungsfall nicht zum Glücksspiel geraten lassen. Nicht zuletzt deshalb, weil die Unternehmen bis zur Umsetzung der neuen EU-Richtlinie an die derzeit noch geltenden umsatzsteuerlichen Vorgaben gebunden sind. Zu hoffen bleibt indes, dass ab 2013 eine mittlerweile kuriose, weil weitestgehend von der technischen Entwicklung überholte Vorgabe des Bundesministeriums der Finanzen in seinem Anwendungsschreiben vom 29. Januar 2004 (Aktenzeichen – IV B 7 – S 7280 – 19/04 –) ersatzlos entfällt. Danach ist für das Recht auf Vorsteuerabzug ohne Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur nach wie vor ausschließlich die Rechnungsübertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig, nicht dagegen alle anderen Telefax-Übertragungsformen wie namentlich Standard-Telefax an Computer-Telefax/Fax-Server sowie Computer-Telefax/Fax-Server an Computer-Telefax/Fax-Server.

Rückwirkende Rechnungskorrektur

Weitaus fraglicher beurteilt die Fachwelt dagegen die Umsetzung der jüngsten Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum Vorsteuerabzug bei formellen Rechnungsmängeln in deutsches Recht. Nach der EuGH-Entscheidung vom 15. Juli 2010 (Aktenzeichen - C-368/09 -) bleibt ein aufgrund fehlerhafter Rechnungsangaben ursprünglich zu Unrecht geltend gemachter Vorsteuerabzug erhalten, sofern die betreffende Leistung tatsächlich an einen Unternehmer für dessen unternehmerischen Bereich erbracht wurde und der Steuerpflichtige seiner zuständigen Finanzbehörde bereits vor Erlass eines korrigierten Umsatzsteuerbescheids eine berichtigte Rechnung zugeleitet hat. Im vorliegenden Fall hatte die ungarische Steuerbehörde den Vorsteuerabzug aus drei Eingangsrechnungen wegen unzutreffender Angabe des Leistungsdatums sowie mangels fortlaufender Nummerierung abgelehnt, obwohl im Zeitpunkt ihrer behördlichen Entscheidung korrigierte Rechnungen vorlagen. Nach Auffassung von Michael Remper, Umsatzsteuerexperte der Steuerberatungsgesellschaft WTS AG, kann die Bedeutung der EuGH-Entscheidung nicht hoch genug eingeschätzt werden. „Das EuGH-Urteil im Fall Pannon Gép stellt ein äußerst bedeutendes Urteil im europäischen Mehrwertsteuerrecht dar. Die Themen Rechnungsmängel und Vorsteuerabzug sind von zentraler Bedeutung für den Rechnungsempfänger. Die Aussage hinsichtlich einer möglichen Rechnungskorrektur kann in der Weise interpretiert werden, dass die im vorliegenden Fall korrigierten Rechnungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung der Rechnung zurückwirken und nicht nur auf den Zeitpunkt der Korrektur“. Nach deutscher Rechtsauffassung kommt es für den Vorsteuerabzug hingegen nicht auf den Zeitpunkt der erstmaligen Rechnungsausstellung an, sondern auf den Zeitpunkt, zu dem erstmalig eine korrigierte Rechnung vorlag. In der Praxis werden damit häufig Nachzahlungszinsen von jährlich immerhin sechs Prozent fällig. Ob sich die deutschen Finanzbehörden zu einer Rechtsänderung bewegen lassen, scheint angesichts der angespannten Haushaltslage mehr als fraglich. Um später nicht das Nachsehen zu haben, rät Remper dennoch zum Rechtsmittel: „Basierend auf der Urteilsbegründung des neuen EuGH-Urteils ist anzuraten, im Falle einer Verzinsung von Steuernachforderungen gemäß § 233a AO im Rahmen einer Prüfung durch die Finanzverwaltung Einspruch unter Verweis auf das besagte Urteil einzulegen“.

Autor: Bernhard Lindgens

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