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Fahrtkosten ausbremsen

Die verhängnisvolle Kombination von Rekordpreisen an der Zapfsäule und gekappter Entfernungspauschale hat die tägliche Fahrt zur Arbeit in puren Luxus verwandelt. Schön, wenn Arbeitgeber sich an den Fahrtkosten beteiligen und sich dadurch noch Steuern sparen lassen.

Die möglichen Steuervorteile hängen allerdings entscheidend davon ab, ob der Zuschuss des Arbeitgebers von den Finanzbehörden als Barlohn eingestuft wird. Denn die monatliche 44 Euro-Freigrenze, innerhalb der weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge anfallen, gilt ausschließlich für Sachzuwendungen. Diesem Dilemma begegnet die Praxis offenkundig allzu häufig mit wagemutigen Gestaltungen, die insbesondere bei der Gewährung von Tankgutscheinen auf wenig Gegenliebe bei den Finanzbehörden stoßen.

Wegen der regelmäßig schwierigen Abgrenzung von begünstigten Sachzuwendungen zum steuerschädlichen Barlohn fasst die Verwaltungsvorschrift der Oberfinanzdirektion Hannover vom 24. April 2008 (Aktenzeichen S 2334 – 281 – STO 212 -) jetzt die zwischen Bund und Ländern abgestimmte Vorgehensweise bei der lohnsteuerlichen Behandlung von Tankgutscheinen zusammen (siehe Fallbeispiele "Tankgutscheine und Tankkarten").

Vorsicht bei Tankkarten

Danach haben Tankkarten in der Regel eine Zahlfunktion und wirken wie eine Firmenkreditkarte. Die teure Folge: Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer neben einem von ihm ausgestellten Benzingutschein eine solche Tankkarte, hat die Zuwendung insgesamt Bargeldcharakter. Der Arbeitgeber wendet dem Arbeitnehmer damit keinen Sachbezug zu, so dass die 44 Euro-Freigrenze keine Anwendung findet. Wie beim Überschreiten der Freigrenze steht dem Arbeitgeber jedoch alternativ die Möglichkeit offen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleisteten Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal mit 15 Prozent lohnzuversteuern.

Dies gilt auch für den lohnsteuerpflichtigen Vorteil aus der Überlassung eines Firmenfahrzeugs für Fahrten zur Arbeitsstätte (siehe Berechnungsbeispiele "Fahrten zur Arbeitsstätte"). Für die Anwendung dieses vergleichsweise geringen Steuersatzes gelten jedoch enge Grenzen. Erlaubt ist die Pauschalversteuerung maximal in Höhe des möglichen Werbungskostenabzugs für Wegstrecken zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Unbedingt zu beachten ist dabei, dass die pauschal versteuerte Nutzungsüberlassung vom Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuer-Veranlagung nicht nochmals wie Werbungskosten abgezogen werden darf!

Tankgutscheine und Tankkarten: Was fällt beim Finanzamt durch?

Zur lohnsteuerlichen Behandlung von Tankgutscheinen und Tankkarten haben die Finanzbehörden des Bundes und der Länder kürzlich eine bundeseinheitliche Verfahrensweise beschlossen. Danach fällt bei der Überlassung von Tankkarten an Arbeitnehmer regelmäßig Lohnsteuer an. Höchste Vorsicht ist aber auch bei der Ausgabe von Benzingutscheinen geboten.

Fallbeispiel 1:

Der Arbeitgeber gibt an seine Arbeitnehmer Benzingutscheine aus, auf denen Art und Menge des Kraftstoffs sowie die Tankstelle genau bezeichnet sind. Mit dieser Tankstelle hat der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung geschlossen, wonach die Abrechnung mittels einer dort verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers oder per Rechnung erfolgt.

In diesem Fall erkennt die Finanzverwaltung einen lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezug bis zur monatlichen Freigrenze von 44,00 Euro an. Unschädlich ist, ob der Arbeitgeber die Warengutscheine selbst ausstellt oder über eine bei der Tankstelle verbleibende Kundenkarte des Arbeitgebers abgerechnet wird, da diese keine Zahlungsfunktion für den Arbeitnehmer hat.

Fallbeispiel 2:

Der Arbeitgeber erstellt Tankgutscheine mit konkret bezeichneter Kraftstoffart und Litermenge, jedoch ohne Höchstbetragsangabe und informiert seine Mitarbeiter wie folgt: "Sie erhalten von Ihrem Arbeitgeber die Möglichkeit, monatlich einen Sachwert in Höhe des Geldwertes von maximal 40 Euro einzulösen. Bitte akzeptieren Sie auch zu Ihrem Vorteil, dass auf dem monatlichen Gutschein eine Menge an Kraftstoff steht, die bedingt durch die Tagespreise den Gesamtwert von 40,00 Euro pro Monat übersteigen kann. Tanken Sie nur die Menge, die zum Geldwert von 40,00 Euro führt."

Die Gutscheine werden nicht bei der Tankstelle eingereicht. Der Arbeitnehmer tankt dagegen mit einer Tankkarte des Arbeitgebers; die Rechnungslegung erfolgt an den Arbeitgeber. Tanken darf der Arbeitnehmer mit dieser Tankkarte nur, wenn er infolge besonderer Leistungen einen Gutschein vom Arbeitgeber erhalten hat. Der Kartenzahlungsbeleg wird mit der monatlichen Gehaltsabrechnung aufbewahrt.

Wegen der Überlassung der Tankkarte liegt eine in vollem Umfang lohnsteuerpflichtige Barlohnzahlung des Arbeitgebers vor. Da der Arbeitgeber nicht Vertragspartner der Tankstelle ist, tilgt er mit der Vorlage der Tankkarte bei der Tankstelle eine vom Arbeitnehmer im eigenen Namen begründete Verbindlichkeit. Die Höchstbetragsbegrenzung des Gutscheins in der Mitarbeiterinformation spielt dabei keine Rolle.

Fallbeispiel 3:

Der Arbeitgeber erlaubt seinen Arbeitnehmern monatlich eine bestimmte Menge an Kraftstoff mittels auf den Arbeitgeber lautender Tankkarten im Namen und auf Rechnung des Arbeitgebers zu tanken. Neben der Tankkarte erhalten die Mitarbeiter eine der Tankstelle vorzulegende Bescheinigung, dass sie im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tanken dürfen. Die Handhabung wird zusätzlich schriftlich zwischen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern vereinbart. Der Kraftstoff wird durch den Verkäufer direkt mit dem Arbeitgeber abgerechnet.

Trotz aller Beschränkungen und schriftlicher Zusatzvereinbarungen hat die Tankkarte auch hier die Funktion einer Firmenkreditkarte, so dass nach Auffassung der Finanzverwaltung kein innerhalb der gesetzlichen 44-Euro-Grenze lohnsteuer- und sozialversicherungsfreier Sachbezug angenommen werden kann. Die bei der Tankstelle vom Arbeitnehmer vorzulegende Bescheinigung führt zu keiner abweichenden Beurteilung: Erhielte der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Bargeld und eine Bescheinigung, dass er im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tankt, läge ebenfalls kein Sachbezug vor.

Fallbeispiel 4:

Der Arbeitgeber händigt seinen Arbeitnehmern von der Tankstelle erstellte blanko Tankgutscheine aus, auf denen erst bei Einlösung von der Tankstelle Art und Menge des Kraftstoffs eingetragen werden. Der Arbeitgeber erhält von der Tankstelle eine Rechnung über den Gutscheinwert. Den Gutscheinwert übersteigende Beträge zahlen die Arbeitnehmer selbst.

Ein Warengutschein stellt nur dann einen Sachbezug dar, wenn dieser zum Bezug einer bestimmten, der Art und Menge nach konkret bezeichneten Ware oder Dienstleistung bei einem Dritten berechtigt. Mangels konkreter Angaben haben die Gutscheine im vorliegenden Fall deswegen die Funktion eines Zahlungsmittels - der Arbeitgeber wendet seinen Arbeitnehmern lohnsteuerpflichtigen Bahrlohn zu.

Fallbeispiel 5:

Der Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern monatlich Gutscheine über 30 l Superbenzin zur Verfügung. Die Arbeitnehmer bezahlen im Wege des abgekürzten Zahlungsweges die Tankrechnung namens und im Auftrag des Arbeitgebers und lassen sich den eingelösten Tankgutschein vom Tankwart bestätigen. Nach Vorlage der unterzeichneten Gutscheine und Quittungen beim Arbeitgeber erhalten die Arbeitnehmer ihre ausgelegten Beträge zurück.

Ein Sachbezug ist eine Sach- oder Dienstleistung, die der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erbringt. Bezahlt der Arbeitnehmer jedoch zunächst den vollen Preis für eine Ware bzw. Dienstleistung und erhält er aufgrund des Gutscheines vom Arbeitgeber später eine Gutschrift i. H. des ausgelegten Betrages, handelt es sich um eine Geldleistung, auf die die 44-Euro-Freigrenze nicht anwendbar ist.

aus "Creditreform – das Unternehmermagazin aus der Verlagsgruppe Handelsblatt", Autor: Bernhard Lindgens

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